Czy myślałeś kiedyś o numerowaniu korespondencji firmowej? To nie tylko rozwiązanie dla dużych firm, które otrzymują po 40 listów dziennie. Numer korespondencji może być tak skonstruowany, abyś szukając jednego listu z przeszłości nie musiał przekopywać się przez stertę plików lub dokumentów.
Do Twojej firmy przychodzi list – niby prosta sprawa. Otwierasz, czytasz – znowu ZUS albo Urząd Skarbowy. Standardowa informacja o błędzie w opłaconych składkach lub zaległości w opłatach w wysokości 7 groszy.
Kusi Cię, żeby wyrzucić, ale jednak jakoś tak głupio i nie chcesz skarbówce zrobić przykrości – z kim jak z kim, ale z nią lepiej nie zadzierać. A jeśli wszystko uregulujesz, a za dwa lata oni sobie przypomną, że to jednak było 9, a nie 7 groszy i naliczą odsetki? Postanawiasz zachować korespondencję. Wkładasz ją do segregatora albo, jeśli nie lubisz gromadzić dokumentów w papierowej formie, skanujesz i wrzucasz do folderu “dokumenty\US\styczen2019”.
Mija 6 miesięcy, a Twoja księgowa dzwoni i mówi, że potrzebny jej “ten ostatni list ze skarbówki”. Mówisz, że znajdziesz i wyślesz jej. Mija tydzień, dwa, trzy. Ty nadal nie wiesz o który list jej chodzi, w którym miesiącu go otrzymałeś, czego dotyczył i czy w ogóle widziałeś go na oczy. Zbliża się 20-ty, więc panika w Twoich oczach robi się coraz bardziej wyraźna, a na czoło występują krople potu.
A przecież mogłeś tego uniknąć.
Wyobraź sobie ten sam list od Urzędu Skarbowego, który przychodzi do Ciebie dziś – 02.01.2019. To pierwszy taki list w tym miesiącu i roku. Powiedzmy, że na stałe korespondencję w imieniu firmy odbierasz Ty oraz dwóch Twoich pracowników – tym razem padło na Ciebie.
Czy wiesz, że wszystkie powyższe informacje będziesz mógł uzyskać w przyszłości patrząc na sam numer korespondencji, który jej nadasz, bez otwierania dokumentu?
Ja zapisałabym to w ten sposób:
01-01-2019-P-JU-US
01-01-2019 – oznacza, że to pierwszy list w styczniu 2019
P – to oznaczenie poczty przychodzącej
JU – inicjały osoby, która odebrała list w imieniu Twojej firmy
US – oznacza, że to korespondencja z Urzędem Skarbowym
Jeśli chodzi o początek numeru, czyli 01-01-2019 to dla niektórych może to być mylące oznaczenie i mogą je odczytywać jako datę. Jeśli wiesz, że w Twojej firmie rzadko zdarzają się listy od tego samego nadawcy jednego dnia, możesz zastąpić numer datą. Zatem, jeśli korespondencja wpłynie 2 stycznia to jej numer będzie zaczynał się od: 02-01-2019…
Jeśli jednak któregoś dnia wpłynie więcej niż jeden list od jednego nadawcy, zawsze możesz użyć znacznika 02A-01-2019 oraz 02B-01-2019.
Jest to o tyle ryzykowne, że nie zachowujesz ciągłości numeracji, a przy trzech osobach odbierających korespondencję w imieniu firmy łatwo wtedy o przeoczenie.
Przechodząc płynnie do końcówki podanego przeze mnie numeru i zaznaczonej tam informacji o nadawcy (US) to proponuję stosować to rozwiązanie w przypadku powszechnie znanych skrótów (np. ZUS, US, KRRiT, UOKiK) lub takich, które będą zrozumiałe dla pracowników Twojej firmy (np. jeśli często korespondujecie z firmą Heniek & Beniek to wprowadzenie skrótu H&B dla korespondencji z tą firmą powinno być czytelnym skrótem dla Twoich pracowników). W pozostałych przypadkach sugerowałabym użyć oznaczenia kategorii np. urząd czy social lub po prostu zapisać tam słowo “inne”.
Idealnym zwieńczeniem tak prowadzonej korespondencji będzie zorganizowanie numeracji w arkuszu w Excelu i dodanie kolumny, w której w formie hiperłącza wstawimy odnośnik do listu w formie elektronicznej.
Dużym ułatwieniem może też być dodanie pola na komentarze (np. “nie wymaga odpowiedzi” lub “odpowiedź nadano: rrrr-mm-dd”).
Prowadząc listę w Excelu ułatwisz też sobie zadanie w przypadku wspomnianej wcześniej kategorii “inne” – w tabeli w Excelu zawsze jest miejsce na dopisanie informacji o konkretnym nadawcy.
Przykład możesz znaleźć na poniższej ilustracji.
